Компании используют инструменты BI-аналитики для сбора данных из разных источников и их первичной обработки. Благодаря им маркетологи и менеджеры изучают не множество чисел и графиков, а визуализированные сводные отчеты. Они помогают увидеть тенденции и проблемы в бизнесе на всех этапах взаимодействия.
В этой статье рассмотрим, что такое BI-системы, что они умеют и как выбрать аналитический инструмент.
Что такое BI системы и зачем они нужны?
BI-системы (сокр. от Business Intelligence) — это программные решения для сбора и анализа данных. Инструмент составляет отчеты с опорой на множество источников, которые пользователь подключил, поэтому проблемы бизнеса сразу станут заметны.
BI-системы — гибкое решение для анализа рабочих процессов и результатов маркетинговых стратегий. Их можно настроить в зависимости от поставленной задачи. К примеру, отдел закупок сетевого супермаркета использует программы для анализа популярности товара и объема продаж для планирования закупок и управления запасами. А коммерческий отдел контролирует маржинальность продуктов для определения цен.
В BI-системе пользователи работают с дашбордами и сводными отчетами. На них представлены данные в виде графиков, таблиц. Продвинутые инструменты также предлагают интерактивные элементы для сортировки данных и изменения визуализации.
Если компания использует BI-аналитику, то ей нужно определить 2 роли:
- Разработчик дашборда. Он занимается исследованием данных и выяснением того, что нужно разным отделам. Данную роль часто занимает BI-аналитик с опытом настройки данных систем. Часто специалист работает с инженером данных, который создает витрину данных.
- Пользователь. Он получает готовые визуализированные отчеты, в которых уже отсортированы и выделены данные. На данную роль можно назначить любого специалиста (менеджер, руководитель отдела) с навыками анализа. Ему не нужно разбираться в тонкостях настройки софта, поскольку все технические вопросы решает разработчик.
Ключевые компоненты BI систем
Аналитические системы Business Intelligence состоят из ряда элементов. Среди них:
- ETL-инструменты — группа инструментов выполняет 3 важные функции извлечение (Extraction), преобразование (Transformation) и импорт информации (Loading). Они нужны для автоматизации рутинного сбора и первичной обработки данных.
- Аналитическое хранилище. Так называют специальную информационную базу, которая структурирует данные.
- Data Mining. Инструмент выявляет взаимосвязи между параметрами, определяет закономерности. Он использует такие приемы, как семантический анализ, статистические исследования и т. д.
- Визуализация. BI-система после первичной обработки выдает пользователю выборку данных по указанным показателям в виде графиков, диаграмм и других форм.
Понятие сводных отчетов и их значение
Системы сквозной аналитики, к которым относится Business Intelligence, собирают сведения из разных источников (рекламный кабинет, Яндекс Метрика, CRM и другие). По отдельности они малоэффективны и неудобны в работе, а в совокупности позволяют составить общую картину состояния бизнеса. В сводных отчетах информация объединяется и обобщается, т. е. все показатели собираются воедино.
Их проще изучать, поскольку не нужно тратить на самостоятельное сопоставление статистики, оценку эффективности маркетинговых каналов. Отчеты охватывают все, что происходит с бизнесом.
Как сводные отчеты помогают в принятии решений
Сводные отчеты составляют для выполнения следующих задач:
- Найти слабые места в бизнес-процессах организации.
- Определить потребности целевой аудитории и разработать продукт, который удовлетворит потребителя.
- Сделать анализ закономерностей в колебаниях уровня продаж в зависимости от других факторов (ценовая политика, сезон, рекламная кампания).
- Выяснить причины снижения чистой прибыли.
- Управлять ресурсами на складе и в магазине.
Этапы подготовки сводных отчетов
В отличие от стандартных отчетов, сводные составляют за несколько шагов. Кратко рассмотрим каждый из них.
Определение целей и требований для сводных отчетов
Сначала аналитику необходимо разобраться, для чего необходимо составить отчет, какая визуализация нужна и т. д. Обычно цели и требования определяют вместе с коллегами из других отделов. Чаще всего аналитики составляют отчетности с возможностью создания собственных форм и интерактивными элементами.
Сбор и интеграция данных
Системы Business Intelligence поддерживают интеграции с более чем 50–80 готовыми источниками, включая рекламные платформы, инструменты веб-аналитики, базы данных. Сервисы подключают заранее с помощью разработчиков, а при составлении отчетов пользователь выбирает уже интегрированные инструменты.
Чаще всего аналитики собирают информацию из CSV файлов, Excel, Google Analytics, CRM. Если компания использует Power BI, то для выгрузки данных необходимо выделить рабочую область, кликнуть на кнопку Get Data и указать источник.
Проектирование структуры сводных отчетов
После того как сервисы бизнес-аналитики соберут данные, их необходимо привести к читабельному виду. Разобраться во множестве разрозненных цифр сложно, а без специальных навыков — невозможно. Поэтому специалисты занимаются структурированием данных. Они не самостоятельно приводят их к подходящему виду, а настраивают инструмент, который автоматически отсортирует данные.
Сначала необходимо определить требуемый набор данных для конкретного отчета, а затем — выбрать визуализацию (график, диаграмма) с указанием цветов, формы и других параметров.
Визуализация и анализ данных
BI-система автоматически приведет информацию к понятному виду. После этого аналитику остается изучить данные. На визуализированных графиках хорошо видны закономерности и тренды, поэтому они встречаются во всех сервисах BI.
Выбор BI системы для подготовки сводных отчетов
На российском рынке предложено более 10 инструментов BI-аналитики, которые в основном имеют похожие функции, из-за чего выбрать систему непросто. Обычно компании смотрят на стоимость и наличие инструментов, требующихся для исследований в конкретной области.
Оценка потребностей и бюджета
BI-системы — гибкие инструменты, которые подходят компаниям любого масштаба. В зависимости от размера бизнеса пользователи подключают дополнительные интеграции и расширяют отчеты. Также, выбирая систему, стоит искать программные решения, которые:
- Собирают, обрабатывают и хранят данные самостоятельно. Продвинутые сервисы выполняют полный цикл действий с данными, поэтому компании не придется покупать дополнительные инструменты. Стоит выбирать такие BI-системы, поскольку тогда аналитику будет проще собирать и изучать данные, а бизнес сэкономит деньги.
- Работают в облаке. В 2023 году онлайн-решения стали популярны даже в крупном бизнесе. Их особенность в том, что не требуется мощная инфраструктура. Достаточно настроить интеграции, а все операции с информацией будут осуществляться на сервере поставщика BI-системы.
- Поддерживают множество сервисов. Существует множество CRM, аналитических сервисов, рекламных кабинетов и т. д. Чтобы быстро настроить сбор данных и не адаптировать бизнес-процессы под аналитический инструмент, рекомендуется выбирать платформы, которые имеют 100 и более интеграций.
Изучение функциональности BI систем
Инструмент должен иметь все функции, которые требуются для обработки данных. К примеру, несколько вариантов визуализации информации, прогнозирование спроса на продукцию.
Сравнение и выбор подходящей BI системы
На рынке представлено более 15 BI-сервисов. Стоит сравнить 3 лучших системы:
- Luxms BI — отечественный сервис, разработанный компанией Luxms из Санкт-Петербурга. Она позволяет создавать сложные дашборды, работать с несколькими инструментами визуализации в рамках отчета. Особенность инструмента — не требуются навыки программирования. Сервис имеет простой интерфейс, поэтому с ним быстро разберется новичок.
- Superset — BI-система с открытым программным кодом, которая подходит небольшим компаниям. Она имеет не самый удобный интерфейс и широкий функционал, но зато доступна бесплатно. Если у бизнеса есть собственный разработчик, можно добавить в Superset новые инструменты (от визуализации до интеграции с другими сервисами). Однако для работы с данной системой нужны навыки аналитика и понимание BI, поскольку инструмент создан для профессионалов.
- FineBI — китайское решение от FanRuan Software. Ее легко внедрить, предусмотрены возможности масштабирования и интеграции с отечественными и зарубежными системами. В России FineBI используют «Уралсиб», ТЕЛЕ2, Московский кредитный банк.
Заключение
BI-системы — программные продукты, которые собирают, обрабатывают и визуализируют информацию. Их применяют организации, которые изучают большое количество данных из нескольких источников. С помощью BI и сводных отчетов можно анализировать финансовые показатели, предпочтения потребителей и оптимизировать внутренние процессы и искать взаимосвязи между ними.
Хотя для сбора и анализа данных требуется множество действий, большинство из них автоматически выполняет BI-система. Аналитику нужно только указать источник информации, выборку, а также способ визуализации сведений. Пользователь сервиса получит понятные отчеты, на которых останется обнаружить взаимосвязи, чтобы определить, как развивать бизнес.